理事長辦公會議制度

 （一）理事長辦公會議的組成人員為理事長、副理事長、秘書長、副秘書長及秘書處工作人員。

（二）下列事項必須經理事長辦公會議集體討論決定：

①章程的修改（草案）；

②需提交理事會決定的各項工作計劃（草案）；

③募資方案；

④基金增值舉措；

⑤獎項或參與獎項的設置與撤銷；

⑥自行或參與的扶困或慰問項目的設置和撤銷；

⑦年度預算外重大開支項目的審定；

⑧有關理事長、副理事長和秘書長職務的變動建議；

⑨重大管理制度（包括本規則）的擬訂或修改（草案）；

⑩其它由理事們提出需要討論的重要問題。

（三）理事長辦公會議由秘書處根據本規則第二條所定內容適時報告理事長同意后，通知理事長會議組成人員參加。理事長辦公會議由理事長主持。

（四）理事長辦公會議必須有超過半數成員參加方可召開，所有決議或決定必須有超過半數的會議參加者同意方為有效。

（五）理事長辦公會議原則上每季度召開一次，特殊情況下可臨時召開。

（六）每次理事長辦公會議討論決定的事項形成紀要，經理事長審定后，發會議組成人員。

（七）本規則的執行情況在年度工作總結時一并進行檢查，凡不依本規則操作而造成損失者，應追究有關人員的責任。

重大事項報告制度

1．秘書處向理事大會報告的事項：

①年度財務決算情況及來年預算草案；

②每年工作計劃要點：

③基金募捐計劃；

④基金投資計劃；

⑤教師獎勵及“園丁之家”活動方案；

⑥救助特困教師及特困學生計劃；

⑦理事長和副理事長認為必須經集體研究決定的重要問題：

⑧每年報告一次工作情況。

2．上述向理事大會報告的重要事項，秘書長必須先向理事長會議報告，經理事長會議審批通過后，再向理事大會報告。

3．秘書處在工作中遇到的重要問題，由秘書長及時報告理事長。

4．秘書處工作人員在工作中遇到的重要情況和重大問題應及時向秘書長報告。

5．秘書處建立每月一次秘書處全體工作人員工作例會制度。會議由秘書長主持，認真研究貫徹落實理事大會、理事長會議、理事長和副理事長提出的工作任務和要求。正副秘書長按照分工協作的原則，分頭負責實施。

6、其它重大事項須向上級報告的應向上級出具紙質報告，同意后方可實施。

秘書處工作制度

（一） 愛崗敬業，恪盡職守，依據《基金會管理條例》和《岳陽縣教育基金會章程》及民間非營利組織的有關規定為理事會工作當好“參謀”。

（二）積極參加重大政治學習活動，養成良好的自學習慣，努力提高政治、業務水平。
    （三）堅持以人為本，服務教育的宗旨，竭盡全力為捐資單位、個人和全縣師生及教育工作者服務。
    （四）嚴守工作紀律，按時上下班。凡是重大問題必須請示報告，個人不得隨意表態。
    （五）注重形象，立正做人；文明禮貌，廉潔自律；只講奉獻，不講索取。
    （六）堅持每月召開一次秘書處工作人員會議，總結上月工作情況，部署下月工作任務。
    （七）注重信息收集和資料積累，建立、完善基金會工作檔案，基金會的重大活動及資金募集情況都要及時在網上公布，并加強與新聞媒體的溝通。
    （八）根據監事會主席的要求，提供有關資料。
    （九）聯動發展，經常和省以及各縣、市、區教育基金會秘書處保持聯系。
    （十） 開拓進取，注重工作創新，不斷拓展服務項目和募資渠道，做大做強基金。

秘書處會議制度

 1、秘書處全體工作人員會議由秘書長主持。

2、全體工作人員每月召開一次會議，一般在每月的第一周進行，特殊情況下，可提前或推后進行。

3、會議主要內容：①傳達貫徹理事大會、理事長辦公會和有關會議精神；②學習有關法律、法規和文件；③研究本會工作計劃和落實工作計劃的措施；④聽取工作人員上月工作的匯報，布置當月的工作；⑤通報上月考核及考勤情況；⑥研究其它需要提交會議研究的事項。

4、專門設立秘書處會議記錄本，每次會議由秘書作好記錄。

全體工作人員要認真參加每月的工作例會，重要事項應作好記錄。無特殊情況，不得缺席、遲到或早退。

財務管理制度

 第一條  為規范岳陽縣教育基金會（以下簡稱基金會）財務行為，加強基金管理，提高基金使用效益，根據有關法規，制定本管理辦法。

第二條  基金會財務管理的基本原則是：貫徹執行《基金會管理條例》和國家有關法律、法規和財務管理規章制度；堅持按《岳陽縣教育基金會章程》的要求，搞好財務管理。

第三條  基金會財務管理的主要內容是：根據《基金會管理條例》，合理編制預算；依法多渠道籌集基金；加強核算，提高基金使用效益；建立健全財務規章制度；對基金活動進行財務控制和監督；如實反映基金會財務狀況。

第四條  基金會財務收支的主要內容為：依法多渠道籌集基金；在政策規定的范圍內，促進基金的增值；獎勵優秀教師和教育工作者；組織優秀教師參與省、市教育基金會開展的“園丁之家”活動；救助特困教師；資助特困家庭學生；按按《基金會管理條例》規定，支付本基金會的工作工資福利和行政辦公支出。

第五條  基金會的經費支出應嚴格執行審批制度：(1)1000元以下開支由秘書長審批；(2)1000元以上開支由理事長審批；(3)召開全縣基金會會議、表彰獎勵、開展《園丁之家》等活動應當有預算及相應的名冊；(4)購買國家已經發行的債券、股票及投資，應當由堙事會議集體決定，并有記載作為附件；(5)購置屬于固定資產類的物品，應當有保管人簽名。

第六條  基金會財務管理實行會計、出納分設制。會計不得保管銀行票據、現金、有價證券；出納不得兼做銀行存款、現金日記賬以外會計賬本的登記工作的和保管會計檔案資料。

第七條  會計的職責與任務。會計的職責主要為：進行會計核算，實行會計監督。其基本任務是：

(1)認真做好基金的記賬、算賬、對賬等日常會計核算工作，做到憑證合法、手續完備、數字準確：

(2)妥善保管會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計檔案資料；

(3)根據國家財政、財務會計制度，認真進行會計監督，堅持依法照章辦事，保證基金的合理使用。

第八條  出納員的職責：

(1)認真把好基金經費收支第一關，對于涂改、偽造、仿照、重付、多付、不應付的應拒付，漏收、少收的應足額收齊；

(2)付款的原始憑證，應認真審核是否具備憑證名稱、是否稅務部門監制、填置日期、填置單位和填置人及單位公章，經手業務內容、品名、數量、單價和金額，審批人、經辦人和保管人簽名等基本內容；

(3)對已經收款或付款的原始憑證，要加蓋“已收”或“已付”等字樣印章，以避免重復現象；

(4)嚴格執行國家現金管理制度和銀行縮算制度，不擴大現金使用范圍（能從銀行轉賬結算的應盡可能從銀行轉賬結算），不坐支現金，不用白條頂抵庫存現金；不利用銀行賬戶代其他單位或個人存、取款項；

(5)不得使用未經會計編號的收款收據收款，未經批準，不得向其他單位或個人外借基金；

(6)妥善保管有關印章、空白收據、空白支票、庫存現金和有價證券，要負責其安全和完整無缺。

基金會內部財務管理制度

 為規范岳陽縣教育基金會財務管理，規避風險，提高基金使用效益，根據有關法規，制定本制度。

一、內部財務管理的基本原則是：嚴格執行國務院《基金會管理條例》及有關法律法規和財務管理規章制度，堅持按《岳陽縣教育基金會章程》要求，搞好財務管理。

二、基金會財務管理實行集體決策制。預算內的按年度財務支出預算執行，任何人不得無故隨意更改、超預算支出。預算外的1000元以下現金交易須秘書長審批、1000元以上10000元以下現金交易須理事長審批、10000元以上須常務理事會審批后方可開支。

財務管理實行會計、出納分設制。會計不得保管銀行票據、現金、有價證券；出納不得兼做銀行存款、現金日記賬以外會計賬本的登記工作和會計檔案資料保管。

四、貫徹落實中央八項規定。各項會務、活動及來客接待原則上在機關食堂就餐，不供應煙酒。

五、嚴格執行報賬程序和手續。凡基金會財務行為，須有稅務部門監制的正規票據，不允許有白條，不允許有采購農副產品等禮品的票據，所有票據須經工作人員簽名、報秘書長、理事長簽字后方可報賬。

  六、基金會成員不得因私在本會借款或替人擔保借款。

基金募集、管理、投放暫行辦法

 為發展壯大教育基金，促進教育事業發展，保證基金合法安全、增值，使基金充分發揮社會效益，特制定基金募集、管理、投放、使用暫行辦法。

第一條  教育基金會為地方性公募基金會，其基金的募集方法如下：

  (一)募集基金的對象是黨和國家機關、社會團體、企事業單位和個人；港、澳、臺同胞，海外華僑；國外省外友好團體和個人以及章程中所規定的對象。

  (二) 募集基金，堅持自愿的原則，捐贈的數量不限。

（三）基金會秘書處負責受理捐贈的具體業務，并將捐贈的事跡載入基金會史冊。對捐贈 10萬元以上的單位和 1萬元以上的個人由基金會在全縣性會議上頒發證書和紀念品。

第二條 教育基金受法律保護，依據湘政辦函〔2001〕98號文件之規定，由基金會實行專帳、專戶自行管理，專款專用。任何單位、個人不得侵占、私分、抵押和挪用基金。

第三條  基金會根據章程規定的宗旨和公益活動的業務范圍使用財產；捐贈協議明確了具體使用方式的捐贈，根據捐贈協議的約定辦理。接受捐贈的物資無法用于符合本基金會宗旨的用途時，基金會可以依法拍賣和變賣，所得全部收入用于捐贈目的。

第四條  基金會資金（含財產）主要用于：

㈠獎勵優秀教師、教育工作者、尊師重教先進集體和個人；

㈡開展優秀教師、鄉村教師（含有自理能力的離退休教師）“園丁之家”活動；

㈢開展“愛燭行動”，關愛救助貧困教師，特別是邊遠山區的特困教師（含離退休教師），資助貧困學生。

第五條  基金會每年用于從事章程規定的公益事業支出，不得低于上一年總收入的70％。本基金會工作人員工資福利和行政辦公支出不超過當年總支出的10％。基金會的一切開支，必須用于基金會章程規定的業務范圍和基金會本身事業的發展。

第六條  基金會開展公益資助項目，應當向社會公開所開展的公益資助項目種類及其申請、評審程序。

第七條  基金會可以與受助人簽訂協議，約定資助方式、資助數額以及資金用途和使用方式。基金會有權對資助的使用情況進行監督。受助人未按協議約定使用資助金或有其他違反協議情形的，本基金會有權解除資助協議。

第八條  基金會按照合法、安全、高增值的原則投放基金。基金用于增值性質的投放，要堅持民主決策，實行嚴格的項目論證、聽證和監督程序。其過程必須連貫透明，并符合國家有關財務管理的法律、法規，確保基金的安全、增值。

第九條  財會人員每半年應向理事長辦公會匯報投資收益和資金安全情況，理事長辦公會應對資金安全做出評估

第十條  基金會進行年檢、換屆、更換法定代表人以及財產清算，應進行財務審計，并在新聞媒體上公布，接受社會公眾的查詢、監督。

基金會發文管理辦法

    1、凡是以本會名義起草或列入本會編號的文件，都必須按行文職權范圍的規定和程序進行。

2、文件要一文一題，分類準確，文字簡潔，符合公文要求。

3、制發文件的基本程序：文件起草后填列文件簽批單一并送分管副秘書長、秘書長審改，副理事長審核，理事長簽發（秘書處文件由副理事長簽發，基金會文件可由理事長授權副理事長簽發），再交秘書登記編號、校對、打印并發出。

4、凡列入本會編號的文件，要將發文審批單、底稿和正式文件（三份）交檔案管理員存檔。

5、文件承辦者在文件正式打印前，要認真校對。文件打印后，仍要通閱全文，認定無誤，方能發出。發文后發現校對錯誤，應追究校對人的責任。

 印章管理制度

 完善基金會的制度建設，規范工作行為，保證印章使用的嚴肅性，維護基金會的公益形象，特制定本辦法。

第一條 印章的種類和使用范圍

1、“岳陽縣教育基金會”印章，代表本會履職的法定名稱，主要用于發出的公文、報告、證明、證件、請柬、聘書，簽訂的合同、協議、責任書，填報的各類報表等。

2、“財務專用章”只能在相應的會計業務范圍內使用。

第二條 印章的管理

1、基金會公章由辦公室專人保管，嚴格管理。

2、財務專用章由會計保管，嚴格管理。

3、因保管不善發生印章丟失、擅自刻制印章、未經批準擅自用印或超越權限范圍用印造成不良后果者，視情節追究有關人員和領導責任。

第三條 印章的使用

1、凡在正常使用范圍內使用基金會公章，由理事長批準或授權副理事長批準，按印章管理規定方可辦理，如發文、合同、協議等。

2、其它專用章的使用，經理事長授權后，由秘書長監督管理。

3、印章必須蓋得規范、清晰、端正，嚴防錯蓋、漏蓋、倒蓋。

4、印章使用必須設立登記簿，及時登記每筆蓋章的文件資料內容，數量，并由經辦人簽字。

5、當名稱變更或機構撤銷時，印章即行停用。停用印章須發文通知有關單位，并在通知中說明原因。

6、對暫停使用的印章由辦公室封存。舊印章在更換時上交，或經理事長會議批準后銷毀。

財產物資管理制度

 1、本會固定資產是指使用年限在一年以上，單價在1000元以上的房屋、建筑物、運輸工具和辦公設備。

2、本會的固定資產和其他物資購進后應按買價分別入帳。保管員按明細登記，每年末對財產物資進行清查盤點，做到賬物相符，并報盤存表。如發現人為損壞遺失，應及時報告秘書長，責成相關責任人負責賠償。

3、本會接受捐贈的物資，應設置備查簿進行詳細登記，物資的發出應逐筆登記，物資的收、發均應由經辦人簽字。

4、本會辦公用品由采購員定期采購，采購前應按年初預算作出計劃，經秘書長批準后方可采購。對于工作過程中必須購買且沒有納入年初預算計劃的相關物品，堅持先報告秘書長，批準后再購買。紀念品、獎品等大宗物資的發放須造具清冊，報秘書長簽批。

4、物品采購，必須雙人同行，不得單人采購。本著少花錢，多辦事的原則，履行好職責。

5、對因工作失職，使國家和集體財產造成損失的，要追究有關領導人和經辦人的責任。

工作人員職責

 一、基金會理事長行使下列職權：

㈠召集和主持理事會會議；

㈡組織實施理事會決議；

㈢代表基金會簽署重要文件；

㈣協調各機構開展工作；

㈤審批1000元以上的開支；

㈥章程和理事會賦予的其他職權。

二、基金會副理事長、秘書長在理事長領導下開展工作，秘書長行使下列職權：

㈠主持開展日常工作，組織實施理事會決議；

㈡組織實施基金會年度公益活動計劃；

㈢擬訂資金的籌集、管理和使用計劃；

㈣擬訂基金會的內部管理規章制度、報理事會審批；

㈤提議聘任或解聘副秘書長以及財務負責人，由理事會決定；

㈥提議聘任或解聘各機構主要負責人，由理事會決定；

㈦負責1000元以下開支的審批。

三、專干職責

㈠負責保管基金會印章、文件，做好文件的收發、催辦、歸檔等工作；

㈡負責辦公用品的采購和管理；

㈢負責接洽來人來訪，并做好上傳下達工作；

㈣負責資料上報工作；

㈤完成領導布置的各項工作；

㈥負責教育基金會的各種文字材料的整理、裝訂和保存；

㈦負責基金會有關資料的網上操作；

㈧負責辦公室其他日常工作。

㈨負責所有資料的整理、歸檔、管理。

（五）會計職責

1、認真學習和嚴格遵守《中華人民共和國會計法》和各種財經政策、財經紀律和有關財務制度；

2、按照《中華人民共和國會計法》和《民問非營利組織會計制度》設置備種臺計帳薄、科目，并依法進行會計核算；

3、根據年度收支預算，控制資金使用；

4、負責填制和審核收支憑證，監督和抵制-切不符臺財經政策和紀律的收支憑證；

5、及時整理財務憑證，認真清理好基金會的財務收支帳目，及時編制會計報表，季末向秘書處報告本季財務收支情況；

6、建好會計憑證、帳薄表冊、財務文件，會計報表等檔案、資料分季裝訂，年終建檔，妥善保管，未經批準不得銷毀；

7、會計人員調離或因故離職，應將經手會計憑證、帳冊，文件資料及未了事項如實移交，并由會計主管人員負責監交；移交、接交等人均要在移交清冊上簽字；

8、財政、銀行、審計，稅務等部門及上級機關檢查基金會有關財務情況，需抽查會計資料時，經秘書長同意后，會計人員應如實反映有關情況，提供有關資料。

（六）出納員職責

㈠認真學習并嚴格遵守國家的財經政策、法規和有關的財務制度，不斷提高政策和業務水平；

㈡要認真學習《中華人民共和國會計法》和《民間非營利組織會計制度》，認真審核各份報銷、支出的原始憑證，對違反財經規定的應拒絕辦理；

㈢堅持原始憑證逐日登入記帳，并及時掌握銀行存款數額，所有帳務必須數字準確、摘要清楚、書寫工整；

㈣貫徹執行銀行結算制度和貨幣管理制度，財務印鑒必須與會計分管，不得簽發空頭支票，簽發一切支票須辦理審批手續；

㈤嚴格執行安全制度，認真管理好現金、印章、空白支票、空白收據及其他有價證券，庫存現金超過銀行規定限額，應及時存入銀行，不得轉借和坐支，不得“白條”抵庫，更不得貪污挪用。如違反制度造成損失，則由出納員負責。

岳陽縣教育基金會檔案管理辦法

   （一）  總  則

1、為加強基金會檔案管理，有效地保護和利用檔案，維護基金會合法權益，特制訂本辦法。

2、本規定所稱的檔案是指基金會過去和現在從事業務、管理、宣傳等活動中所形成的對基金會有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

3、基金會指定專人負責檔案管理工作。

4、檔案工作由基金會秘書長統一領導，辦公室負責接收、收集、整理、正卷、保管。

5、辦公室應逐步完善檔案管理制度，確保檔案安全和使用方便，逐步實現檔案管理現代化。

6、整理辦法：以項目特征為主，根據分類和建立的時間順序整理。

7、借閱：需要借閱基金會檔案的，一般按規定辦理相關手續后在本會閱檔；如遇因工作需要確須外帶檔案的特殊情況，需秘書長批準同意后，辦理好檔案外借手續，方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線  等，更不能隨意亂放，以免遺失。

8、應盡量采用電腦管理和工作，便于業務資料的數字化處理和保存。對存入電腦的資料、檔案、文件、報表、業務記錄等必須備份。

9、銷毀有關檔案資料須報秘書長審核，提交理事長辦公會審定方可銷毀；銷毀時應有兩人以上負責監銷，并在清單上簽字。

10、制度監督現任部門為基金會辦公室，第一責任人為指定的檔案管理員：第二責任人為秘書長。

11、公文承辦部門或承辦人品應保證經辦文件的完整（各種附件一律不準抽存），并及時交管理人員歸檔。工作變動或因故離職時，應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

（二）文件材料的收集管理

l、凡本基金會印發的公文正件與附件、請示、批復、轉發文件（含原件）等應歸檔的檔案資料，一律由經辦人員統一收集匯總后交檔案管理員，并建立備查簿進行登記。

2、基金會工作人員外出學習、考察、調查研究、參加相關部門召開的會議等公務活動后，及時將會議的主要文件資料向檔案管理員辦理歸檔手續；

3、本基金會召開會議，由指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案管理員辦理歸檔手續。

（三）歸檔范圍

l、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型投言、會議簡報、會議記錄等。

2、相關部門發來的與本基金會有關的決定、條例、規定、批復等文件材料及信函等。

3、本基金會對外發文及與有關單位來往的文件。

4、本基金會的各種工作計劃、總結、預決算、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報、會計檔案等。

5、本基金會與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料．

6、本基金會工作人員任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。

7、本基金會職工勞動、工資、福利力面的文件材料。

8、本基金會的歷史沿革、大事記及反映本基金會重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

（四）會計檔案管理

l、會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算資料。會計檔案管理應嚴格按照《非營利組織會計制度》執行。

2、每年形成的會計檔案，應當由財務部門按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

3、當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由財務主管人員保管一年，期滿之后，應當由財務主管人員編制移交清冊，移交辦公室檔案管理部門保管。出納人員不得兼管會計檔案。

4、移交檔案管理部門保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案管理部門應當會同財務和經辦人員共同拆封整理。

5、由于會計人員的變動會計檔案需要轉交時，須辦理交接手續，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。